جایگاه جهانی نظام پیشنهادها در 2024

ارزیابی میزان شایستگی نظام پیشنهادات برای سازمان‌های مدرن

قبل از ورود به این نوشته، ابتدا تعریفی از نظام پیشنهادات برای شما ارائه می شود.

نظام پیشنهادات یک روش بهبود مستمر است که ریشه در فلسفه ژاپنی دارد. نظام پیشنهادات که به معنای واقعی کلمه به «تغییر به نفع» ترجمه می‌شود، یک سرسخت فرآیند و برتری عملیاتی است که به راحتی پیش از تفکرات طراحی ناب شش سیگما یا طراحی است. این رویکردی است که بر ایجاد تغییرات کوچک و تدریجی تأکید دارد که با هم ترکیب می‌شوند تا نتایج بزرگ‌تری در طول زمان ایجاد کنند. بنابراین روشی ملایم‌تر و کارمند دوستانه‌تر برای ایجاد تغییرات سازمانی در نظر گرفته می‌شود.

علیرغم اینکه رویکرد نظام پیشنهادات برای اولین بار برای بهبود فرآیندهای تولید به طور خاص توسعه داده شد، می تواند در بسیاری از محیط های کاری دیگر نیز اعمال شود. برای سال‌ها، کسب‌وکارها از نظام پیشنهادات برای بهبود کارایی و بهره‌وری، ساده‌سازی فرآیندها و کاهش ضایعات استفاده می‌کنند. تویوتا، کانن، سونی و سامسونگ تنها تعدادی از سازمان های قابل توجهی هستند که این روش را اتخاذ کرده اند.

نظام پیشنهادات بر 10 اصل اساسی استوار است:

1. بهبود مستمر

2. فرآیندهای قدیمی را حذف کنید

3. فعال باشید

4. ضایعات را از بین ببرید

5. دیدگاه مثبت خود را حفظ کنید

6. از طریق ناملایمات قدرت به دست آورید

۷- خلاق باشید و فقط پول خرج نکنید

8. از دیگران بیاموزید

9. تصمیمات آگاهانه بگیرید

10. از طریق عمل بیاموزید

توسعه مفاهیم جدیدتر مانند Six Sigma و Agile گزینه های مدرن تری را برای ایجاد تغییر برای سازمان ها معرفی کرده است.

اینها معمولاً بر جنبه‌هایی مانند داده‌ها و فناوری تمرکز بیشتری دارند و مسیرهای سریع‌تر و تهاجمی‌تری را برای تغییر کسب‌وکار ارائه می‌دهند.

وقتی صحبت از نظام پیشنهادات در سال 2024 به میان می آید، سوال اساسی در ذهن شکل می گیرد که این متد که چندین دهه از عمر آم می گذرد آیا هنوز یک چارچوب موثر برای تغییر سازمان است؟ و اگر چنین است، سازمان ها چگونه می توانند به بهترین نحو از آن برای اطمینان از ایجاد حداکثر ارزش در چشم­انداز سازمان های مدرن استفاده کنند؟

جایگاه نظام پیشنهادات در سال 2024

به نقل از PEX ، یکی از مدیران ارشد عملیاتی گفت:«من قویاً معتقدم که اکنون، بیش از هر زمان دیگری، رویکرد سازگار، افزایشی و افراد محور نظام پیشنهادات برای هر سازمانی، ارزشمند است. “اصول آن اجرای موثر تغییرات را هدایت می کند و موفقیت و انعطاف پذیری طولانی مدت را در صنایع مختلف تضمین می کند.”

کایرنان، مشاور بهبود فرآیند در KPI Consulting موافق است که چندین جنبه وجود دارد که نظام پیشنهادات در سال 2024 برای سازمان‌ها باقی می‌ماند. اتخاذ این رویکرد به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا در یک محیط سازمان سریع، چابک و سازگار باشند و پیشرفت‌های کوچک و پیوسته را ترویج می‌کنند که پاسخگویی سریع‌تر به تغییرات فناوری یا بازار را برای سازمان آسان‌تر می‌کند.

سونیا بارلو، کارآفرین برنده جوایز و بنیانگذار The LMFNetwork، یک پلتفرم شغلی و مشاوره، می‌افزاید: ممکن است امروز 100% جایگاه قبلی را نداشته باشد، اما ما می‌توانیم از مفاهیم اصلی استفاده کنیم و به‌جای اینکه احساس کنیم نیاز به ایجاد چیزی جدید داریم، از آن‌ها به گونه‌ای استفاده کنیم که مناسب سازمان و زندگی‌مان باشد.

مزایای نظام پیشنهادات برای مشاغل مدرن

علیرغم بلوغ نظام پیشنهادات، بسیاری از مفاهیم و اصول عمیق آن را می توان به خوبی در زمینه کسب و کار مدرن به کار برد. رد پای مزایای پیاده سازی نظام پیشنهادات در یک سازمان را می توان در زمینه های زیر شناسایی کرد و به اهمیت کنونی آن نیز پی برد:

• مشارکت و توانمندسازی کارکنان

نظام پیشنهادات مشارکت کارکنان را ترویج می‌کند و همه کارکنان را تشویق می‌کند تا در بهبودها مشارکت کنند، چیزی که محیط‌های کاری مدرن از آن سود می‌برند. کایرنان می‌گوید: «این امر روحیه کارکنان را بهبود می‌بخشد، حس مالکیت را ایجاد می‌کند و همکاری بین افراد در تعدادی از حوزه‌های مختلف سازمان را ارتقا می‌دهد. همانطور که پیشرفت های بیشتر و بیشتر ارائه می شود، می تواند یک تغییر ذهنیت فرهنگی ایجاد شود که در آن کارکنان به طور مداوم نحوه انجام کارها را بررسی می کنند و ایده هایی برای بهبود بیشتر، پیشنهاد می کنند.

کایرنان اضافه می‌کند که اکثر پیشرفت‌های موفق از ذهن کارکنانی نشأت می‌گیرد که در حال انجام فرآیندهای روزانه هستند. “مزایای آشکار نظام پیشنهادات شامل کارایی و هزینه است، اما یکی از مزایای نه چندان واضح شامل افزایش استاندارد مهارت های حل مسئله کارمندان است.

از طریق توانمندسازی کارکنان و رویارویی مداوم، به چالش کشیدن فرآیندهای جاری و جستجوی مشکلات، کارمندان نه تنها مسائل را شناسایی می کنند، بلکه راه حل های خوبی نیز ارائه خواهند داد.

• کاهش ضایعات برای پایداری، کارایی و سود

نظام پیشنهادات استفاده کارآمدتر از منابع، کاهش ضایعات و ترویج شیوه های دوستدار محیط زیست را تشویق می کند. سازمان‌های مدرن تحت فشار فزاینده‌ای برای رسیدن به اهداف پایداری و کاهش ردپای کربن هستند تا نه تنها انتظارات مشتری و الزامات نظارتی را برآورده کنند، بلکه درآمد و فرصت‌های سود را نیز ایجاد کنند. با تاکید روزافزون بر پایداری، اصول نظام پیشنهادات می تواند به کسب و کارهای مدرن کمک کند تا به اهداف پایداری/ردپای کربن دست یابند.

محمد عمر ابراهیم، مدیر تحول کسب و کار و متخصص در MASTER GROUP OF INDUSTRIES، می گوید که کاهش زباله، فرآیندها را بهینه می‌کند و هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد. نظام پیشنهادات با شناسایی و حذف مداوم ضایعات در فرآیندها، کارایی را افزایش می دهد و مستقیماً بر بهره وری و سودآوری تأثیر می گذارد.

• تحول دیجیتال و فناوری جدید

نظام پیشنهادات با تمرکز بر نوآوری، همکاری و تجربه مشتریT می‌تواند به ایجاد زمینه برای موفقیت در تحول دیجیتال کمک کند. «ادغام ابزارهای دیجیتال در فرآیندهای تجاری امروزی بسیار مهم است. به‌عنوان مثال، شرکت‌های خدمات مالی ممکن است از نظام پیشنهادات برای بهبود پلت‌فرم‌های بانکداری آنلاین خود استفاده کنند و اطمینان حاصل کنند که هر به‌روزرسانی ارزش واقعی اضافه می‌کند و با نوآوری‌های فین‌تک همگام می‌شود».

به همین ترتیب، با پیشرفت فناوری، ادغام آن در فرآیندها بسیار مهم می شود. ابراهیم می‌گوید: «نظام پیشنهادات فرهنگ یادگیری و سازگاری مداوم را تقویت می‌کند که برای استفاده مؤثر از فناوری‌های جدید ضروری است.

• تمرکز و رضایت مشتری

نظام پیشنهادات، اندازه گیری و نظارت مستمر فرآیندها را برای بهبود تشویق می کند. کایرنان می‌گوید وقتی این کار به‌طور مؤثر انجام شود، خدمات نهایی یا محصول، معمولاً از استاندارد بالاتری برخوردار است که در نهایت، رضایت مشتری و حفظ مشتری را افزایش می‌دهد.

همسویی با نیازهای مشتری بسیار مهم است. در مراقبت‌های بهداشتی [به عنوان مثال]، جمع‌آوری مداوم بازخورد بیمار و بهبودهای منظم در مراقبت از بیمار، که توسط نظام پیشنهادات تسهیل می‌شود، می‌تواند زمان‌بندی قرار ملاقات را ساده‌تر کند و تجربه کلی بیمار را افزایش دهد(جمع‌آوری بازخورد بیمار و ایجاد بهبودهای منظم می‌تواند به ارتقای تجربه کلی بیمار کمک کند. به عنوان مثال، اگر بیماران بازخورد دهند که زمان انتظار برای دیدن پزشک طولانی است، می‌توان فرآیندها را طوری بهبود بخشید که بیماران سریع‌تر دیده شوند).

• چالش ها و ملاحظات نظام پیشنهادات

در حالی که مزایای نظام پیشنهادات برای مشاغل مدرن قابل توجه است، چند چالش بالقوه وجود دارد که باید در نظر گرفت. اگرچه نظام پیشنهادات اغلب به دلیل رویکرد نرم‌ترش برای ایجاد تغییرات در دوره‌های زمانی طولانی‌تر کارساز است برخی از کارکنان ممکن است در برابر مفاهیم تغییر مداوم ذاتی، مقاومت نشان دهند. کایرنان می‌گوید: «این در سازمان‌ها بسیار رایج است، زیرا مردم چیزها را آن‌طور که هستند دوست دارند و در برابر تغییر علاقه نشان نمی دهند. این نوع مقاومت می‌تواند باعث تأخیر قابل توجهی برای پروژه‌های بهبود شود و گاهی اوقات می‌تواند آنها را در مسیر خود متوقف کند».

ابراهیم اضافه می کند که بهبود مستمر می تواند منابع سنگینی را نیز به همراه داشته باشد و مستلزم تخصیص مداوم منابع است که ممکن است بودجه و تمرکز را تحت فشار قرار دهد. ابراهیم می‌گوید علاوه بر این، تمرکز بیش از حد بر تغییرات تدریجی به قیمت جهش‌های مهم‌تر و نوآورانه‌تر نیز می‌تواند مشکل‌ساز باشد.

چگونه نظام پیشنهادات را با موفقیت اعمال کنیم

کایرنان می‌گوید: نظام پیشنهادات می‌تواند توسط سازمان‌های مدرن با ایجاد فرهنگ بهبود مستمر در کسب‌وکار به بهترین شکل استفاده شود. «توانمندسازی و تشویق ایده‌ها از سوی همه کارکنان، مالکیت و احساس ارزش را برای کارکنان فراهم می‌کند. همه ما می دانیم که مردم می توانند از تغییر بترسند و بسیاری از اینها ناشی از تجربه قبلی است که در آن تغییرات بدون مشورت قبلی با کارمندان اجرا شده است که اغلب این تغییرات بر کارکنان تأثیر منفی می گذارد.

همچنین می افزاید: تغییر شیوه پذیرش تغییر، در یک سازمان بسیار مهم است. لذا اهداف روشنی برای خود تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که بازخورد باز تشویق می‌شود و به آرامی شروع کنید، با این حال حرکت خود را حفظ کنید. تأثیر تغییرات را به طور مستمر بررسی و اندازه گیری کنید و به طور منظم به کسانی که کمک می کنند پاداش دهید.

ابراهیم آموزش کارکنان در همه سطوح را در مورد اصول و مزایای نظام پیشنهادات، اجرای جلسات منظم برای شناسایی زمینه های بهبود و پیگیری پیشرفت، استفاده از فناوری برای نظارت بر فرآیند و تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی فرصت های بهبود و اطمینان از مشارکت فعال و حمایت رهبری در طرح های نظام پیشنهادات توصیه می کند.

در نرم افزار نظام پیشنهادهای کارما، محصول شرکت نرم افزاری جادوی فکر، بالاترین و دقیق ترین حالت از این فرایندها، برگزاری جلسات، استفاده از فناوری برا نظارت و تجزیه و تحلیل داده ها را خواهید داشت. درخواست دموی نرم افزار

سخن نهایی :

ابراهیم می گوید، در حالی که نظام پیشنهادات در سال 2024 باقی می ماند، ضروری است که کاربرد آن را با روش های دیگر متعادل کنیم. “انتخاب روش باید با اهداف سازمانی خاص، تقاضاهای بازار و زمینه عملیاتی سازمان باید هماهنگ باشد.”

بارلو می‌افزاید: سازمان‌های کوچک به نظام پیشنهادات متناسب شده برای سازمان خودشان، برای ادامه یادگیری، بهبود و پیشرفت نیاز دارند، به‌ویژه در شرایط فعلی با کاهش بودجه، بحران هزینه زندگی و تورم بالا در سازمان ها، بیشتر باید به آن پرداخت.